O caminho do processo de organização e guarda de documentos

Embora o desenvolvimento de novas tecnologias tenha proporcionado cada vez mais a atuação em ambientes virtuais, arquivos em papel seguem fazendo parte da rotina de muitas empresas e instituições, que ainda não implantaram totalmente as novas práticas digitais, estão em transição ou necessitam lidar com outras que atuam de maneira mais analógica. Ou seja, diversos ainda são os motivos para os papéis seguirem em uso.

Dentre as principais razões está o prazo de validade de muitas comprovações e formalizações ainda realizadas por meio de processos impressos. Mas, para aqueles que buscam uma garantia a mais, não apenas de proteger melhor tais documentos, mas de preservar toda a memória empresarial/institucional, o caminho acabará sendo o de entrar para a Era da Digitalização.

Tal expressão muitas vezes promove uma sensação de insegurança pelo ambiente com certa intangibilidade que o mundo digital oferece, mas a cada dia que passa, a evolução das tecnologias tem comprovado que essas transformações não devem parar, demandando acompanhamento de todos os setores.

Para oferecer esclarecimentos quanto a um dos processos mais básicos para entrar na Era Virtual, trazemos aqui um passo a passo para que todos conheçam o caminho organização e guarda de documentos em ambiente virtual. Confira:

Triagem e Higienização
Para que os documentos sejam armazenados de forma segura, eles passam inicialmente por uma fase de triagem e higienização, que evitará danos futuros à sua integridade, retirando os agentes causadores de sua deterioração.
A higienização é uma etapa indispensável no processo de preservação documental, tendo visto que a higiene das peças favorece um manuseio de maior qualidade para quem lida com esses documentos.

Classificação
Após a triagem e a higienização, os documentos serão classificados e será aplicada a temporalidade, o que facilitará sua recuperação quando necessário.

Nesta etapa, em atendimento às normas do Conarq (Conselho Nacional de Arquivos), será avaliada a temporalidade dos documentos e a necessidade de sua guarda, possibilitando o descarte de documentos obsoletos, o que será feito de forma segura através da trituração, o que assegura a proteção das informações de sua empresa.

Indexação de informações
Por fim, há a separação de metadados e indexadores de pesquisa, um passo fundamental para que tenhamos uma recuperação ágil das informações.

Manuseio e Transporte
O Manuseio e Transporte devem ser feitos de modo seguro e rápido, sempre com a utilização de equipamentos de proteção individual, veículos, móveis e locais apropriados.

Acondicionamento
Os documentos são acondicionados em mobiliário e invólucros apropriados, com condições ambientais implementadas de acordo com as peculiaridades de cada documento arquivado, a fim de assegurar sua preservação.

Armazenamento
Os documentos são armazenados em galpões de fácil acesso, com infraestruturas adequadas em atendendo às recomendações do Conarq, com ambiente controlado para que o acervo tenha sua preservação mantida.

Segurança
Os acervos devem ser resguardados e monitorados.