É caro implantar a gestão documental na minha empresa?

Sempre que pensamos em valores financeiros devemos levar em conta o retorno que o investimento oportunizará. Especialistas da área de Gestão Documental e Transformação Digital estimam que uma empresa que migra para a era digital, deixando para trás carimbos, pastas e papeis, reduz em torno de 30% a 40% dos gastos previstos em orçamento.

Tudo que se gastava com insumos como resmas de papel, grampos, clipes, grampeadores, pastas organizadoras e toners, além de equipamentos como impressoras, e mobiliário como armários e escaninhos, deixa de existir ou é reduzido ao máximo, assim como o espaço e tempo destinado para manuseio de materiais e manutenção de locais de conservação e armazenamento de arquivos em papel.

Informações divulgadas pelo Governo Federal dão conta que nos últimos anos gastou-se uma média anual de R$ 500 milhões para armazenamento e conservação de arquivos em papel. Dados macros que podem contextualizar como o trabalho analógico ainda representa maiores gastos nas organizações.

Com a implantação da cultura digital dentro de uma empresa, atividades como registros de estoque, que levaria no mínimo cerca de meia hora para ser realizado em uma planilha de Excel operada manualmente, por meio do sistema próprio da empresa, tanto o cadastro, como o controle passa a ser registrado e acompanhado por menos de um terço deste tempo.

Este é um exemplo claro de como a transformação digital mais promove ganhos, que aumento de custos, pois otimiza além do tempo necessário para o trabalho dos profissionais e com isso melhora o desempenho, mas promove novas condições de desenvolvimento de uma empresa que pode se dedicar à verdadeira vocação para qual nasceu, que para atividades processuais analógicas que engessavam parte das atividades necessárias à entrega de produtos e serviços, reduzindo ainda a possibilidade de erros em procedimentos realizados apenas manualmente.

Digitalizar não se trata de um alto gasto, mas de um investimento importante para tornar qualquer organização mais moderna, célere e eficiente, entrando ainda definitivamente para os conceitos de sustentabilidade cada vez mais buscados como valores necessários na hora da escolha de consumidores.

Arquivos e processos, tramitados e armazenados digitalmente promovem as condições adequadas para o planejamento e investimentos mais estratégicos de qualquer negócio. Obtenha mais detalhes conosco sobre como entrar na era digital e obter melhores resultados para o seu empreendimento.