A DOC SECURITY é uma empresa que oferece a instituições públicas e privadas, soluções e tecnologias de armazenamento e processamentos de acervos físicos e digitais. Permitindo a seus clientes um controle absoluto de suas informações, além de serviços de consultoria, classificação da informação e automação de processos, e desenvolvimento de Sistemas com Foco em Gestão da Informação.
Por quê a Doc Security?
A Gestão Documental padroniza atividades e agrega valor aos processos produtivos, facilitando o planejamento e, ainda, promove o controle de gastos.
Com a informação fluindo por todos os níveis da empresa, da gerência ao executivo, é possível ganhar agilidade e competitividade em todos os processos.
Manter suas informações em Segurança é um dos pilares para ter credibilidade e confiança em seus processos o que impacta diretamente na imagem uma organização.
Com os processos organizados e as informações sendo acessadas com agilidade, o aumento da produtividade é uma consequência natural.
Indexação
A busca de informações no acervo de forma mais simples e célere.
Indexação e do arquivamento dos principais registros com rapidez.
Guarda de Documentos
Seja fisicamente ou na nuvem, a Doc Security tem as melhores soluções para que os documentos de sua empresa estejam guardados de forma segura e possam ser recuperados com agilidade.
Melhores Soluções
Produtividade
Segurança
Rapidez
As melhores soluções em gestão documental
A Doc Security oferece as melhores soluções em Gestão Documental, utilizando ferramentas tecnológicas de alta qualidade para garantir que as informações de sua empresa estejam armazenadas de forma segura e possam ser recuperadas com agilidade quando necessário.
Passo-a-Passo
Entenda como funciona o Processo da Organização à Guarda
Para que os documentos sejam armazenados de forma segura, eles passam inicialmente por uma fase de triagem e higienização, que evitará danos futuros à sua integridade, retirando os agentes causadores de sua deterioração.
A higienização é uma etapa indispensável no processo de preservação documental, tendo visto que a higiene das peças favorece um manuseio de maior qualidade para quem lida com esses documentos.
Após a triagem e a higienização, os documentos serão classificados e será aplicada a temporalidade, o que facilitará sua recuperação quando necessário.
Nesta etapa, em atendimento às normas do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, será avaliada a temporalidade dos documentos e a necessidade de sua guarda, possibilitando o descarte de documentos obsoletos, o que será feito de forma segura através da trituração, o que assegura a proteção das informações de sua empresa.
Por fim, há a separação de metadados e indexadores de pesquisa, um passo fundamental para que tenhamos uma recuperação ágil das informações.
O Manuseio e Transporte dos documentos são feitos por profissionais especializados que coletam, entregam e trocam os documentos de modo seguro e rápido, sempre com a utilização de equipamentos de proteção individual, veículos, móveis e locais apropriados.
Garantimos um serviço de qualidade, atendimento as orientações do CONARQ e segurança do trabalho.
Os documentos são acondicionados em mobiliário e invólucros apropriados, com condições ambientais implementadas de acordo com as peculiaridades de cada documento arquivado, a fim de assegurar sua preservação.
Os documentos são armazenados em galpões de fácil acesso, com infraestruturas adequadas em atendendo às recomendações do CONARQ, com ambiente controlado para que o acervo tenha sua preservação mantida, além do monitoramento 24 horas por dia.
Os acervos sob a responsabilidade da DOC Security estão resguardados pelo Plano de Emergência de Segurança (procedimentos para garantir que todos os colaboradores sejam conscientes das suas atividades e prevenção de riscos) e monitoramento 24 horas por dia por seguranças e câmeras de vídeo.
Estamos assessorados por uma equipe especialmente responsável pelo salvamento do acervo e incumbida da execução do plano de emergência, caso eventualmente seja necessária a sua utilização.
Sistema Próton
Estamos na era da tecnologia, é praticamente impossível mantermos uma empresa competitiva sem o uso dos computadores e seus programas maravilhosos de gestão documental. Nos quatro cantos do planeta as organizações vêm aderindo este salto tecnológico.
As organizações incorporaram as facilidades tecnológicas para fazerem frente aos seus concorrentes ou até mesmo para fidelizarem os seus clientes e agregarem valor a suas atividades.
A IKHON desenvolveu o Sistema PRÓTON, usando processos científicos e de alta tecnologia, para desenvolvimento de funções na aplicação focadas em Gestão da Informação e do Conhecimento, criando para o mercado um Sistema em ambiente web. Garantindo rapidez na sua implementação, customização, treinamento e entrada em produção.
Permite captura e processamento de imagens em tempo real com a ações de indexação estrutura e não estrutura. O PRÓTON tem a capacidade gerir documentos criados em formato eletrônicos (textos, folhas de cálculo, etc.) e aqueles que são transformados em imagem a partir de outros meios.
Proporciona a simplificação da digitalização de documentos nas organizações permitindo a todas as suas unidades um serviço simples e descomplicada.
O Sistema permite que o suporte ao atendimento a Legislações vigentes como Lei de Acesso à Informação, Regulamentações do CONArq e Arq Brasil.
O Próton no formato web permite que qualquer unidade de serviço ou atendimento da organização usando os mais variados browsers venha ter acesso imediato ao sistema PRÓTON.
Um sistema de Gestão Documental que usa diversos vários meios de armazenamento, conforme sejam mais adequados a cada tipo de documento e informação.
A indexação é provavelmente o aspecto mais sensível do funcionamento de qualquer sistema de Gestão Documental. Dela depende não só a maior ou menor facilidade de encontrar a informação, mas também a rapidez e a produtividade das pesquisas em uma instituição, atividades inerentes e nativas do PRÓTON.
Permite com muita facilidade o gerenciamento dos documentos de todas as áreas, através de processos e funcionalidades de GED (Customizaveis) para toda a empresa.
Possui tem várias funcionalidades de busca, permitindo localizar informações em tempo recorde não importando a quantidade de documentos contidos no acervo de dados. O Próton apresenta o resultado da busca em formulários que permitem ainda filtrar e organizar os dados encontrados da forma e maneira desejada pelo usuário.
O Sistema permite a utilização de Assinatura e Certificação Digital possibilitando a criação de um ambiente Papel Zero.
Sistema SIGAM
É um Sistema de Gerenciamento de Informações Ambientais com foco em Gestão Processos Públicos de Licenciamento Ambiental.
Funcionalidades de Mapa de Indicadores e Dashboard de Sala de Situação que permite um monitoramento das ações e processos em andamento de forma eficiente com a utilização de tecnologia de Bussiness Inteligent e BigData.
O Sistema permite o atendimento a legislação ambiental vigente com o Gerenciamento, Cadastramento, Monitoramento, Fiscalização, Controle e Gestão de ações voltadas ao Licenciamento Ambiental com a utilização de tecnologia que papel zero, inteligência artificial e automação de processos.
Clientes
Dúvidas?
A abordagem deste conteúdo visa mostrar que a gestão documental vai além da organização de uma empresa, com benefícios como mais eficiência e rapidez na tramitação de processos, mas que tal rotina pode influenciar diretamente nas finanças, com a redução de gastos, por exemplo, com papelaria (pastas, papeis, armários para arquivar, etc), insumos e impressões, energia (realização e impressões), logística de comunicação e informações, até espaço físico e gasto com pessoal para manutenção do local onde a documentação é armazenada.
Uma vez digitalizada toda a documentação de uma empresa, ela está mais próxima da era digital, o que representa uma empresa mais produtiva, eficaz e sustentável, com a eliminação de resíduos, tempo de tramitação manual e arquivamento, e maior alcance de resultados com a eliminação de velhas práticas com manuseio de documentos, trazendo um ganho no processo produtivo e as atividades coorporativas e de relacionamento comercial.
Muitas instituições não conhecem a legislação existente que abrange documentação de entidades públicas e privadas. A falta de conhecimento e despreparo perante ao cumprimento dessa legislação pode causar prejuízos irreparáveis ao negócio. A sustentação do conhecimento histórico e institucional são ações que corroboram com crescimento e melhoram a imagem de uma organização, mas para isso faz-se necessário produzir e praticar processos inerentes e adaptados as obrigações legais e regulatórias.
Nesse tema, podemos não focar nos preços dos serviços oferecidos, mas fazer um comparativo a respeito do quanto se gasta com materiais e quanto se perde com erros em processos tramitados manualmente, em relação ao trabalho que é realizado todo dentro de um sistema digital. A intenção é mostra que não se trata de um alto gasto, mas de um investimento importante. E aí listar todos os serviços oferecidos e processos desenvolvidos dentro desses serviços.
Tema voltado para desmistificar o fato de que se não existirem mais documentos físicos e ocorrer um grande “bug” digital, a energia cair, a internet não funcionar, um tsunami destruir fibras óticas ou outro desastre qualquer, o cliente perderá toda a documentação armazenada digitalmente.
Explicar detalhadamente sobre as possibilidades de falhas e como elas podem ser sanadas rapidamente e com segurança para que todos os documentos do cliente sigam intocáveis até o dia que considerar necessário.
A transformação digital tem se tornado uma poderosa arma do bem em defesa das melhores práticas de negócio. A Pandemia gerou a necessidade uma maior capacidade de aproximação das pessoas nos produtos e serviços disponível de forma prática e sem necessidade de interação física e pessoal, permitindo a gestão integrada de tecnologia sistêmicas a aplicativos móveis, permitindo uma maior utilização dos dispositivos e trazendo uma utilidade mais volumosa da internet das coisas a vidas das pessoas. As empresas e instituições do dia mais procuram o uso de tecnologias que permitam transformar serviços e a forma de se comunicar com seu usuário final.
O objetivo deste texto é mostrar como o trabalho da empresa, que utiliza das melhores tecnologias e práticas mais atualizadas para o processo de gestão documental, pode contribuir para que o cliente tenha documentos totalmente protegidos no sentido físico (condições que o trabalho de digitalização oferece, reduzindo danos com a perda de documentos, devidamente armazenados e com possibilidade de recuperação) e maior segurança no âmbito jurídico também, com a possibilidade de localização e acesso mais ágil a documentos necessários a ações diversas, inclusive nessa área jurídica, uma vez a empresa acionada ou necessitando acionar um terceiro.
Podemos trabalhar com temas paralelos como a Lei de Acesso a Informação e a mais recente Lei de Proteção de Dados como um pano de fundo para mostrar que a empresa está acompanhando também toda a questão de legislação sobre informações, o que também faz parte da gestão documental.
Saber classificar a informação pode ser um diferencial competitivo e em muitos momentos salvar um projeto e um negócio. O autoconhecimento é extremamente importante nas empresas, instituições e unidades produtivas, pois saber, e ter o controle de todo conhecimento que produz, exige uma alta capacidade de classificação de conhecimento como forma que evitar o retrabalho, potencializando a comparação praticas internas e externas a organização, as quais tornam-se pilares de sustentação da imagem e visão de qualquer negócio.
Saber classificar a informação pode ser um diferencial competitivo e em muitos momentos salvar um projeto e um negócio. O autoconhecimento é extremamente importante nas empresas, instituições e unidades produtivas, pois saber, e ter o controle de todo conhecimento que produz, exige uma alta capacidade de classificação de conhecimento como forma que evitar o retrabalho, potencializando a comparação praticas internas e externas a organização, as quais tornam-se pilares de sustentação da imagem e visão de qualquer negócio.